オンラインイベントの開催数は増加を続けています。これまでオフラインで開催されていたイベントもオンラインに移行しており、目にする機会も多いです。

実際にオンラインイベントの開催を考える企業も増えてきているものの、オンラインで開催するメリットが分からず、悩んでいる人もいるのではないでしょうか。

そんな人のために、この記事ではオンラインイベントを開催するメリットやデメリット、成功のポイントについて紹介しています。

オンラインイベントならではのメリットはさまざまです。ぜひ参考にして、オンラインイベントを有効活用してください。

オンラインイベントとは？

オンラインイベントとは、パソコンやスマートフォン、タブレットなどの機器を利用して参加できるイベントのことを指します。オフラインイベント同様日時を指定して開催されることが多く、参加人数は数人から数万人とさまざまです。

企業説明会やセミナーなど、少ない参加人数を募る場合はZoomやGoogle Meet、Teamsなどを使ってイベントが開催されます。対して人気アーティストのライブやフェスなど、多くの参加者がいる場合にはYouTubeをはじめとした動画プラットフォームが活用されます。

イベント内容に関わらず、オンライン上で参加できるイベントはすべて「オンラインイベント」と理解しておけば、まず問題ないでしょう。

オンラインイベントはどんどん普及している

オンラインイベントの数は、2020年以降増え続けています。オンラインイベントが普及した理由の中でも、特に影響を与えたのは「新型コロナウイルスの流行」です。

新型コロナウイルスの流行により、一つの場所に多くの人数が集まるイベントの開催は難しくなりました。仮に集められたとしても人数制限を設ける必要があり、イベントの規模は小さくしなければなりません。

そこで注目を集めたのがオンラインイベントです。オンラインイベントであれば会場に足を運ぶ必要がなく、新型コロナウイルスの感染リスクもほとんどありません。また、オフラインイベントに比べて手軽に開催・参加できるメリットが生まれます。

新型コロナウイルスは徐々に落ち着いてきているものの、特別な理由がない限りは、オンラインイベントが活用され続けていくことでしょう。

オンラインイベントを開催するメリット

オンラインイベントを開催するメリットとして、以下の6つがあげられます。

• 世界中から参加できる
• 開催にかかるコストを削減できる
• 参加者のデータを解析しやすい
• 一度に大人数が参加可能
• 天候や社会情勢に左右されない
• デジタル施策との連動でプロモーションできる

それぞれのメリットについて、詳しくみていきましょう。

世界中から参加できる

オンラインイベントには、世界中から参加できるメリットがあります。インターネットさえあればどこからでも参加できるため、開催者側として人を集めやすいのはもちろん、参加者側も気軽にイベントへ参加しやすいです。

各種イベントは、どうしても人が集まりやすい都市部で開催される傾向にあります。オンラインイベントであればどこで開催しても、都市部や地方、世界中から人を集められるのがメリットといえるでしょう。

開催にかかるコストを削減できる

オンラインイベントはオフラインイベントにかかる費用を一部削減できます。

オフラインイベントの場合はステージやブースのデザイン費や施工費、機材費や運搬費といった費用が必要です。イベント内容によっては会場の利用料金も支払わなければなりません。

また、イベントの運営には当然人員が必要です。そのため、人件費も予算に組み込む必要があります。

オンラインでイベントを開催する場合、上記に挙げた費用のほとんどが必要ありません。機材をレンタルする場合は費用がかかりますが、それでもオフラインイベントと比べれば大きく削減できるでしょう。

イベント実施にかかる費用を一部削減できるのがオンラインイベントのメリットの一つです。

参加者のデータを解析しやすい

オンラインでイベントを開催する場合、オフラインよりも参加者のデータが解析しやすいです。

まず、参加申し込みの時点で参加者の年齢や職業、性別、連絡先といった個人データが確保できます。イベント当日に関しても、参加者がどのブースにどの程度の時間滞在したのか、どのようなアクションを起こしたのかがデータとして確認可能です。

オフラインイベントの場合には、参加者の行動すべては把握できません。参加者の興味関心やアクションをデータや数値として残せるのは、オンラインイベントならではのメリットといえるでしょう。

一度に大人数が参加可能

サーバー費などのコスト次第で参加人数の制限がかかりますが、理論上オンラインイベントには参加人数の上限がありません。そのため、一度に大人数が参加可能です。

対してオフラインイベントの場合、会場の規模によって参加できる人数が限られます。そのため、希望者全員が該当のイベントに参加できないケースも十分に考えられます。

セミナーや研修など、参加者全員が同じ内容で進行していくようなイベントであれば、オンラインでの開催が適しているといえるでしょう。

天候や社会情勢に左右されない

オンラインイベントであれば、天候や社会情勢に一切左右されずに開催できます。

• 台風や悪天候の影響を受けない
• 交通機関の乱れや事故、渋滞の影響を受けない
• 会場に人が集まらないことでコロナウイルスの感染防止

上記のようなリスクを回避でき、参加者側も気兼ねなくイベントに参加できるでしょう。イベント開催に関わるリスクやトラブルを最小限に抑えたいのであれば、オンラインでの開催がおすすめです。

デジタル施策との連動でプロモーションできる

動画や画像を使って、さまざまなプロモーションができるのもオンラインイベントならではのメリットです。

例えば、YouTubeにプロモーション動画をアップロードし、オンラインイベント・展示会上に展開すれば、制限なしにプロモーションできます。

また、VRや3DVR、360°画像や360°動画などの最新の技術を活用できるのも、オンラインイベントならではのメリットといえるでしょう。

なお、開催したオンラインイベントは動画として保存でき、オンデマンド配信やアーカイブ配信などで二次利用も可能です。

オンラインイベント開催時のデメリットや課題は？

オンラインイベントを開催するときは、以下のデメリットや課題についても理解しておきましょう。

• 通信環境を整える必要がある
• リアルな体験は提供できない
• 参加者が離脱しやすい

ここからは3つのデメリットについて、詳しく解説していきます。

通信環境を整える必要がある

オンラインイベントをスムーズに進行するためには、通信環境を整える必要があります。開催者側は、必ず安定したインターネット回線を用意しておきましょう。

インターネット回線が不安定だと、画面のカクつきやフリーズが多発し、参加者の満足度低下につながります。イベント開催前には、配信テストを実施しておくのがおすすめです。

また、通信環境は参加者側も整える必要があります。推奨するブラウザや通信環境があるなら、事前に参加者側へ「推奨の視聴環境」を伝えておきましょう。

リアルな体験は提供できない

オンラインイベントは画面上でのやりとりとなるため、残念ながら参加者にリアルな体験は提供できません。特に商品やサービスを紹介するイベントの場合は、オフラインと比べて伝えるのが困難と言えるでしょう。

もしオンライン上でリアルな体験を提供したいのであれば、チャット機能を活用してオンラインとは異なる盛り上がりの演出や、ハイブリッドイベントにしてオンラインかリアルかを選べるようにするなどの工夫を施しましょう。

参加者が離脱しやすい

オンラインで開催されるイベントへは参加しやすい反面、参加者が離脱しやすいデメリットが生まれます。

オンラインイベントを実施するときは、イベントの構成を工夫したり参加者が飽きないようなプログラムを用意したりして、参加者の離脱を防ぐための働きかけを心がけましょう。

長時間のイベントとなる場合は、時間配分を考えて適宜休憩を取る・投票機能を使った参加型のコンテンツを盛り込むといった手法も効果的です。

成功事例から学ぶオンラインイベント成功のポイント

オンラインイベントを成功させるためには、以下6つのポイントを意識・実践してみましょう。

• イベントの目的を明確に設定する
• 集客方法はターゲットに合わせて変える
• 機材や運営の費用を確認する
• 事前のリハーサルは入念に行う
• 参加者とのコミュニケーションを図る
• 目的に合ったプラットフォームやツールを選定する

イベントの目的を明確に設定する

オンラインイベントに限った話ではありませんが、イベント企画時は目的を明確に設定するのが大切です。イベントの開催目的によって参加者は大きく異なり、最終的な方針も変わってきます。

また、企画の段階でイベント自体を有料・無料のどちらにするかは必ず決めましょう。有料と無料ではイベントの運営方法が変わるため、最初の段階で決めておかなければ後々ややこしいことになります。

集客方法はターゲットに合わせて変える

集客方法については、必ずターゲットに合わせて変えるようにしましょう。

たとえば、SNSを活用すれば多くの人の目に留まる効果が期待できます。既存顧客を狙うなら、会員登録されているアドレスにメールマガジンを配信したり、特定の新規顧客を狙うなら広告を打つのも効果的です。

せっかくイベントを企画しても、ターゲットに合わせた集客ができていなければ参加者が確保できません。また、参加申し込みに手間がかかる・条件が多いなどの場合にも参加者が確保できないため、参加のハードルは可能な限り低く設定しておきましょう。

機材や運営の費用を確認する

イベントを開催するときは、機材や運営にかかる費用の確認が必須です。特に確認しなければならない費用として、以下のようなものがあげられます。

• イベントを開催する環境
• イベントの企画・制作
• イベント当日の運営・事務局の準備

イベントの企画や運営をすべて自社で進行するのは難しく、外部のイベント会社に依頼するケースは非常に多いです。

• 配信環境や機材手配
• プラットフォームの選定
• イベント企画
• 映像ソフト制作

イベント開催にあたって上記のような課題を感じているのであれば、イベント運営の専門会社への依頼も検討してみましょう。

事前のリハーサルは入念に行う

当日のイベント失敗を防ぐためには、事前の入念なリハーサルが大切です。全体の進行の流れや機材の操作、映像、音声などの確認はしっかりチェックしておきましょう。

リハーサルをせずに当日を迎えると、そもそもイベントが開始されないといったこともあり得ます。

参加者の満足度を高めて離脱率を防ぐためにも、イベント前のリハーサルは入念に実施しましょう。

参加者とのコミュニケーションを図る

オンラインイベントは、オフラインイベントと比較して参加者とのコミュニケーションが図りづらいです。そのため、何かしらの方法で参加者とコミュニケーションを取る必要があります。

例えば、質疑応答やアンケートの時間を取ることで、参加者側からのアクションも期待できるでしょう。

参加者が見ているだけではなく、本当の意味で参加できるようなイベントとなれば、オンラインイベントの成功はぐっと近づきます。

目的に合ったプラットフォームやツールを選定する

オンラインイベントは、プラットフォームやツールの選定が非常に大切です。「イベント目的」に適したプラットフォーム・ツールを利用できているかは、オンラインイベントの成功に大きく影響します。

例えば大人数を集めてアーカイブを残したいのであればYouTube、参加者と対話したいのであればZoomなどといったように、イベントごとに向き不向きがあるでしょう。

また、使いやすさやアンケート機能、動作の安定性、セキュリティなどについても確認しておけば、よりクオリティの高いオンラインイベントの開催が可能となります。

オンラインイベントのメリットを有効活用しよう

今回はオンラインイベントを開催するメリットやポイントについて解説してきました。

オンラインイベントは手軽に開催・参加できるのが最大の特徴です。開催にかかる費用もオフラインイベントに比べて大幅に削減でき、その分の予算を他に回せます。

ただし、参加者を飽きさせない工夫や通信環境など、オフラインイベントにはない部分に気を遣わなければなりません。

まずはオンラインとオフラインのどちらが適しているかを判断したうえで、イベントの開催方法を決めましょう。場合によっては、オンラインとオフラインを融合させたハイブリッドでの開催もおすすめです。

この記事で紹介した内容をもとに、ぜひオンラインイベントの成功を目指してください。