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2022.07.30

【イベント費用内訳一覧】開催費用の相場を徹底解説

イベントを開催するにあたって、必要になる費用を知っておくことは大切です。費用相場がわからなければイベントの開催ができない・イベントを開催しても低クオリティで意味がないといったトラブルに陥ります。

実際にイベント会社に依頼しようと考えているものの、どの程度の相場感でどのようなイベントが開催できるかわからない人も多いのではないでしょうか。

本記事ではイベントを開催するのに必要な内訳や相場についてまとめました。ぜひ参考にして、イベント開催時の参考としてください。

イベント費用相場一覧表

イベント費用相場一覧表

イベントの費用相場は、開催するイベント内容や規模によって大きく異なります。まずは下記の一覧表で、イベント費用の相場を見ていきましょう。

セミナー・講演会 50万円〜
周年イベント、パーティー 150万円〜
展示会のブース出展 100万円〜
物産展 250万円〜
商品・サービスのPRイベント  200万円〜

ここからはそれぞれかかる費用の内訳について、イベント別に解説していきます。

セミナー・講演会

セミナーや講演会を開催するときの費用相場は、50万円以上となっています。必要になる費用のほとんどはセミナールームやイベントスペース、公共施設の多目的室、音響機材、映像機材などのレンタル費用です。

会場の規模によって必要な費用は大きく変わってくるため、出演者や参加者などの人数に合わせて、大きすぎず小さすぎない会場をレンタルするようにしましょう。

周年イベント、パーティー

企業の周年イベントやパーティーを開催する場合、会場費や飲食費、運営費、機材費等で150万円以上の費用が必要になります。一般的には参加者200名〜300名の規模で200万円以上の費用が必要です。

在籍している従業員の数や外部から招待する人数によって、イベントの規模は変わります。周年という節目だからこそ、小規模になりすぎないような予算設定が大切です。

スポーツイベント

スポーツイベントを開催する場合の費用相場は、題材にするスポーツやその規模感によって大きな幅があります。

たとえば、ヨガやフィットネスなど、スペースさえあれば取り組めるものの場合は、そこまでの費用を必要としません。対して社内の運動会や球技大会などを開催する場合は、体育館のレンタルや用具の購入・貸し出しの費用が必要です。

規模感によっても大きく変動するため、予算組みはしっかり行うようにしましょう。

展示会のブース出展

各種展示会にブース出展をする場合は、100万円以上の予算が必要になります。

ブースのサイズや装飾有無、展示・運営内容で大きく変動します。

内訳としては下記のとおりです。

  • 出展費:1コマ30万円×コマ数
  • 装飾:30万円〜
  • ブース備品:10〜20万円
  • 電気等雑費:5万円〜※電気使用量により変動
  • 展示品運搬設置:2万円〜※物量により変動
  • チラシ・カタログ配布物:2万円〜※デザイン制作別途 制作部数により変動
  • ノベルティ:5万円〜※手配内容・数量により変動
  • 運営費:20万円〜

ブース出展する場合は出展料(展示会の主催者に支払うブース料金)が必要になり、小規模なイベントの場合は1コマ(一般的に3m×3mのスペース)あたり10万円前後が費用相場です。また、数万人の来場者規模の場合は、1コマあたり30万円前後が必要になります。

このほかにもブース出展時にイベントスタッフを呼ぶ場合は人件費がかかったり、会場から設備を借りたりするときの費用が発生することも覚えておきましょう。

物産展

物産展を開催するときの費用相場は、250万円以上となります。都内をイベント会場とし、3日〜4日間開催する場合の想定です。

費用項目としては会場費(出展費)、商品仕入れ、販促費、広告宣伝費、販売人件費などが挙げられます。なお、販売する商品や品数によって費用が大きく変動します。

商品・サービスのPRイベント

自社商品やサービスのPRイベントを打ち出す場合は、200万円以上のイベント費用が必要になります。

イベントを開催するときはイベントスタッフはもちろん、イベントコンパニオンを雇うケースが多いです。イベントコンパニオンの人件費は1日あたり2万円〜3万5,000円となっており、単純にコンパニオンの人数分費用がかかります。

また、新商品のプレス発表会を行うケースもあります。

メディアの招致やタレントキャスティングの費用には際限がありません。

自社ロゴを入れた衣装を制作する場合、衣装制作費も必要です。相場は15万円〜25万円となっており、スタッフ全員分用意する場合にはそれなりの費用がかかるでしょう。

上記にはプロモーション用のホームページ制作やSNSアカウントの制作・運用をするための費用も含まれています。

イベント費用内訳一覧表

イベント費用内訳一覧表

イベント費用の内訳は、大きく分けると8つに分かれます。それぞれの費用目安について、下記の表にまとめました。

会場費 15万円〜
広告宣伝費  広告の内容によって異なる
人件費 15万円〜
企画費 10万円〜
製作物 25万円〜
演出企画費 内容により大きく変動
製作費 20万円〜
機材費 5万円〜
その他 施工費や警備費、ケータリングなど

各費用の内訳や詳細について、詳しくみていきましょう。

会場費

会場費は、展示場やセミナールーム、レンタルスペース、ホテル会場などをレンタルするのに必要な費用です。費用相場は15万円以上となっており、会場の規模や日数や時間によって金額は変動します。

都内の場合、会場費は100人規模のセミナールームで1日30万円程度です。イベント会場のレンタルは半日単位で設定されていることが多いため、どのような料金設定になっているかは必ず確認しておきましょう。

広告宣伝費

広告宣伝費は、イベント開催に伴って広告を打ち出すのにかかる費用のことです。具体的にはDMの送付やフライヤーの配布、各種デザイン料などがあげられるでしょう。

広告宣伝費は、宣伝に使う方法や制作する部数、出稿期間などによって大きく変わります。相場という相場はないため、依頼時はしっかりと比較・検討しましょう。

人件費

人件費の相場は、15万円以上です。ただし、外部に依頼するスタッフの数や役職が多いと、人件費はどんどんかさんでいきます。

具体的には、以下のような役職を外部に依頼するケースが多いです。

  • 統括責任者・プロデューサー
  • 運営ディレクター
  • 運営アシスタント・AD
  • 舞台監督
  • 進行ディレクター
  • 進行アシスタント・AD
  • 進行スタッフ
  • 進行司会者

各役職の料金相場や仕事内容について、詳しくみていきましょう。

統括責任者・プロデューサー

統括責任者・プロデューサーは、イベント会社側の総責任者です。イベント規模によって費用は異なりますが、1日あたり5〜10万円が費用相場となります。

イベント全体の進行を担当するため、主催者へのエスカレーションおよび関係各所への対応指示・確認が主な業務です。

運営ディレクター

運営ディレクターは受付や誘導など、各部門の責任者です。費用相場は1日当たり3.5〜5万円となります。

各運営オペレーションポストに対して業務内容の指示や判断、スタッフでは対応できないイレギュラー発生時の窓口対応が主な業務です。

運営アシスタント・AD

運営アシスタント・ADは、運営スタッフに対して業務や休憩指示を送るポジションとなります。運営アシスタント・ADの費用相場は2.5〜3.5万円です。

ディレクターと運営スタッフをつなぐ立場となり、基本は現場でリアルタイム指示を送ります。

舞台監督

舞台監督は、表彰式や社員総会などで使う演出や音響、映像のタイミングなどを演出する責任者のことです。

依頼時にかかる費用は1日あたり10〜20万円が相場となります。

進行ディレクター

進行ディレクターを外部に依頼する際は、日当たり3.5〜5万円が費用相場となっています。

シンポジウムやセミナーなどを進行するときのタイムキーパーを担い、時間通りの壇上への誘導や事前に決められたタイムスケジュールの管理などが主な業務内容です。

進行アシスタント・AD

進行アシスタント・ADの費用相場は、1日あたり2.5〜3.5万円となります。司会者のサポートを担うのが主な業務内容です。

例えば、司会者の話し出すタイミングを合図したり本来のスケジュールから変更した内容を伝えたりする必要があります。

進行スタッフ

進行スタッフは、進行アシスタントだけでは対応が難しい規模のイベントを開催するときに必要な役割です。費用相場は日あたり1.5〜2.5万円となります。

進行アシスタントの代わりに出演者を誘導したり、ステージ演出に必要な小物や備品の準備をしたりするのが主な業務内容です。イベント内容によっては、賞品や花束を演出上で渡す役割も担います。

進行司会者

進行司会者はその名の通り、式全体の司会を担う役割を持ちます。費用相場は日あたり5〜10万円です。

外部に依頼する場合は、司会者の質にこだわらなければなりません。司会の質が低いと、イベント自体がお粗末なものになってしまうためです。

結婚式や披露宴の司会を専門としている、プロの司会者が多数在籍している業者に依頼するのが良いでしょう。

企画費

企画費は、イベント会社がイベントの企画・立案するためにかかる費用です。費用相場は10万円以上が相場となります。

金額は企画立案の範囲やイベントの規模、準備にかかる期間などを加味して決定され、大規模かつ緻密な準備が必要になるイベントほど、企画費がかさむことを覚えておきましょう。

プロデュース・ディレクション費

プロデュース・ディレクション費用は、イベント準備に必要なリサーチや資料作成および、イベントそのものを形にするために必要な関係各所への指示を担う人件費に該当します。

日あたり5〜10万円が必要となりますが、実際にリサーチや資料作成に割いた日数分が請求されることが多いです。

製作物

制作物の作成にかかる費用相場は規模によって大きく変動します。具体的に必要となる制作物は、主に以下の5つとなります。

  • 工程表
  • 運営マニュアル・計画書 
  • 進行台本 
  • 進行スライド
  • 動静表・スケジュール

それぞれどのようなものか、費用相場がどのくらいなのかについて、詳しくみていきましょう。

工程表

工程表は「イベント全体のプロジェクトを整理して図表に記載しているマスタープランシート」のことを指します。イベント当日までもしくはイベント後の施策までの流れをまとめており、いつまでに誰が何をするのか、それぞれ必要な物の発注期限はいつかの記載が必要です。

費用に関してはプロデュース費に含まれることが多く、別途支払いが必要になることはほとんどありません。

運営マニュアル・計画書

運営マニュアル・計画書は、イベント運営が滞らないために必要です。費用相場は10~30万円で、主に以下のような内容が記載されています。

  • 運営組織図
  • 全体タイムスケジュール
  • 当日プログラム
  • 施設利用計画
  • レイアウト図面
  • オペレーション計画
  • サイン計画
  • 緊急時/トラブル対応
  • 備品リスト

最低でも上記の内容を入れ込んでおかなければ、当日の進行に支障が出てしまったり、イレギュラーに対応できなかったりします。

イベントを成功させるためにも上記のポイントは必ず押さえておきましょう。

進行台本

進行台本は、ステージ上の進行をスムーズに進めるために必要となります。イベント規模にもよりますが、10~30万円が費用相場です。

進行台本には、以下のような内容を記載する必要があります。

  • ステージレイアウト
  • ポジショニング指示
  • 司会コメント
  • 動作指示(ト書き)
  • 映像指示
  • 音響指示
  • 照明指示

進行台本がなければ、イベント自体を開催できないといっても過言ではありません。また、台本のクオリティが低ければイベント進行も滞ってしまうため、粒度の高い進行台本を用意しておきましょう。

進行スライド

進行スライドや幕間パワーポイントの作成には、5〜15万円の費用が必要になります。用意するスライドはイベント内容によって異なりますが、以下のようなスライドがあればイベントが進行しやすくなるでしょう。

  • 会場マップ
  • 座席案内
  • ご案内
  • 進行
  • 休憩案内
  • 退場案内

開催するイベントの内容や会場の規模などに合わせて、必要な進行スライド・幕間パワーポイントを整理してみてください。

動静表・スケジュール

動静表・スケジュールは、会場全体の進行内容が一目で確認できるツールです。今はどこで何が行われているのか・担当スタッフがどこに配置されているのかなどを確認できます。

イベント当日の詳細な個人別スケジュールを一覧化しておけば、当日何かイレギュラーが起きても、すぐに連携・対応可能です。

なお、動静表・スケジュールを作成するのに必要な費用相場は5〜10万円となります。

演出企画費

演出企画費は、イベントの内容や規模、日数などによって大きく変動します。具体的な相場というものはなく、どの程度のクオリティのイベントを開催したいかによって変動することを覚えておきましょう。

また、同じイベントであったとしても、依頼するイベント会社によって見積もりも大きく変わる傾向にあります。そのため、しっかりと比較・検討したうえで依頼するのが大切です。

機材費

イベントを開催する場合、ほとんどは必要な機材をレンタルしなければなりません。費用は機材のグレードや数によって変動します。また、運搬費だけでも車両1台3〜5万円×日数、人件費も1名3〜4万円×人数がかかり、機材費以外の費用に20万円以上がかかることを想定しておきましょう。

なお必要になる機材を大きく分けると、以下の3つに分類されます。

  • 映像機材費
  • 照明機材費
  • 音響機材費

映像機材費

映像機材費は、映像を映し出すスクリーンやプロジェクター機材などにかかる費用のことです。具体的な機材例は、以下のようなものがあげられます。

  • オペ卓回り周辺機材:映像周りを操作するテーブルで、パソコンやスイッチャーなどが含まれる
  • ライブカメラ:ステージ上の様子を映し出すカメラのこと。録画した素材を再利用することも可能
  • 労務、その他:機材の設営や撤去にかかる運搬費・人件費

照明機材費

照明機材費は、大きく分けて常設照明と演出照明の2つに分類されます。それぞれの機材が持つ役割は以下の通りです。

  • 常設照明:会場全体を照らすもので、蛍光灯や水銀灯のことを指す。運搬や撤去は発生しない
  • 演出照明:ムービングライトやレーザービームのこと。イベント用に用意するため、設営・撤去が必要
  • 労務、その他:機材の設営や撤去にかかる運搬費・人件費

音響機材費

音響機材費は、会場に常設されている「会場基本音響機材」と自分たちで持ち込む「持ち込み音響機材」に分類されます。

  • 会場基本音響機材:シーリングスピーカーと呼ばれ、会場側に常備されている
  • 持ち込み音響機材:音響設備がない・イベントの演出内容と機器スペックが合わない場合に必要となる
  • ステージ回り周辺機材:ステージ上の人が自分の声を確認するためのイヤホンモニターやマイクなど
  • 労務、その他:機材の設営や撤去にかかる運搬費・人件費

その他

イベントを開催するにあたって必要な費用を解説してきましたが、細かいところでいうと更にチェックしておかなければならない項目があります。

ここでは以下の7項目について、必要な可能性があるイベント費用を見ていきましょう。

  • 造作・施工費
  • ケータリング
  • 宿泊手配
  • 警備費
  • イベント管理システム利用料
  • 運営雑費
  • 管理費

造作・施工費

イベントを開催するなら、会場の見た目にもこだわる必要があります。この時に必要になるのが、造作・施工費です。

造作・施工費は主に以下の5項目に分類されます。それぞれの必要になる要素は、以下の通りです。

  • ステージ関係:専用ステージや看板、ブースを構成する装飾物を造作する費用および、必要な材料費
  • 備品関連:机や椅子などをレンタルするのに必要となる費用
  • 電源工事関係:主電源から各ブースまで電源を引くのに必要な工事。Wi-Fi環境が必要な場合は、その工事費も含まれる
  • 施工労務関係:設営・撤去に関わる人件費や機器の運搬費用。また、レイアウト図面の作成費
  • 諸経費:設営が夜間になる場合の宿泊費・出張費用・交通費など

ケータリング

イベント会場で料理、ドリンク、お弁当、お菓子などを提供する場合は、ケータリング費用が必要になります。

ケータリングは利用するホテルに用意してもらったりケータリングサービスを利用したりする方法がありますが、ホテルの場合には10%程度のチャージが必要です。

また、立食スタイルの場合は料理を用意しても余ってしまいます。参加者の7~8割程度の料理を用意すれば、ちょうど良い分量となるでしょう。

宿泊手配

遠方から参加者を募る場合は、当日入りでは間に合わない可能性も十分に考えられます。この時に必要となるのが、宿泊手配にかかる費用です。

宿泊手配は個人予約と団体予約の2種類があり、それぞれメリットとデメリットが存在します。

個人予約
メリット:宿泊料金が安い
デメリット:個人で清算するため、チェックインおよびチェックアウトに時間がかかるケースも

団体予約
メリット:手続きが楽で、宿泊施設側からのサービスが良くなることもある
デメリット:個人予約と比較して料金が割高

上記のことから、少人数の宿泊手配は個人予約、手間の軽減やイベントの満足度を高めるなら団体予約を検討するのが良いでしょう。

警備費

警備費は、大規模な社外向けイベントを開催するときに必要な費用です。

多くの人が参加する場合には危険やトラブルが伴うため、運営側・参加者側の安全を確保しなければなりません。

費用は警備会社によって異なるため、事前に確認したうえで依頼しましょう。なお、会場によっては警備会社が指定されていることもあります。

イベント管理システム利用料

イベント管理システムとは、イベントの受付やチケットの発行状況などを総合的に管理できるシステムのことです。利用するシステムによって費用は異なり、プロ向けのシステムは100万円以上かかる場合があります。

運営雑費

運営雑費は、イベント運営に必要になる諸々の費用のことを指します。具体的な費用の内訳については、以下の通りです。

  • PC・トランシーバーのレンタル料金
  • スタッフの宿泊費
  • 各種消耗品の費用

管理費

管理費は、イベント会社側に支払う手数料や人件費、営業の諸経費などが含まれます。

費用相場は、全体の10~15%程度となります。

イベント費用の算出方法

イベント費用の算出方法

イベント費用を算出するときは、「場所」「」「モノ」の3項目によって決まっていきます。

  • 場所:イベント開催に必要な展示場やセミナールームなどのレンタル料金
  • 人:イベントの運営スタッフや企画・広告宣伝を実施する人の人件費
  • モノ:制作物や機材費など、イベント運営に必要な物の準備費用

上記3項目が関係して、イベント費用が算出されていくことを理解しておきましょう。

イベント費用削減のコツ

イベント費用削減のコツ

イベント費用を削減したいのであれば、以下4つのコツを意識してみましょう。

  • 会場費を削減する
  • SNSを活用して広告宣伝費を削減する
  • 補助金を活用する
  • イベントで商品・サービスを販売する

それぞれの項目について、詳しく解説していきます。

会場費を削減する

イベントを開催するのに、イベントスペースを借りてしまうと費用はかさんでしまいます。特に展示場やセミナールームは、想定しているよりも予算が高くついてしまうでしょう。

イベントの規模や内容にもよりますが、公民館ような公共施設で開催できるのであれば、会場費の削減につながります。会場側が営利目的ではないため、料金を抑えたいなら利用を検討してみましょう。

SNSを活用して広告宣伝費を削減する

Webでイベント専用のページを作成したりリスティング広告を打ったりすると、どうしても多額の費用がかかります。また、チラシやポスターをデザインする場合も、制作費用がかかってしまうでしょう。

広告宣伝費を節約したいなら、SNSを活用するのがおすすめです。FacebookやTwitterなどであれば自社から発信できるため、広告宣伝費はほとんどかかりません。

ただし、SNSだけで広告を打つと失敗につながります。あくまでも他の方法と組み合わせたうえで利用するのが効果的と理解しておきましょう。

補助金を活用する

イベントの内容や規模などの条件を満たしていれば、「小規模事業者持続化補助金」や「新・展示会等出展支援助成事業」の対象になる可能性があります。

補助金を活用すればイベント費用の補填ができますので、対象になるかは必ず確認しておきましょう。

イベントで商品・サービスを販売する

イベントを開催するなら、商品・サービスを販売するのも一つの手段です。グッズや飲食関連の商品・サービスを提供すれば、収益の向上も見込めます。

ただし、開催するイベントによっては商品・サービスの販売がそぐわない可能性もあるでしょう。あくまでも手法の一つとして認識しておき、利用すべきかどうかはしっかり判断してください。

オンラインイベントの費用・経費

オンラインイベントの費用・経費

オンラインイベントを開催するときは、以下2つの項目に費用や経費が必要になります。

  • 配信機材
  • 配信ツール

ここからは上記2つの内容について、詳しくみていきましょう。

配信機材

配信機材をレンタルする場合、必要な経費は6万円〜となります。具体的にレンタルが必要になると想定される機材は、以下の通りです。

  • パソコン
  • カメラ
  • マイク
  • インターネット環境
  • 照明
  • 三脚

単発イベントの場合はレンタルで済ませてもいいですが、定期的にイベントを開催するのであれば購入してしまったほうが安く済みます。

配信ツール

オンラインイベントを実施する場合、配信ツールの用意が必要です。主にZoom・Microsoft Teams・Google Meetが利用され、いずれも無料版と有料版が用意されています。

たとえばZoomの場合、無料版は参加人数が100名で40分までと限定されているのに対し、有料版は24時間の連続使用が可能です。また、有料プランは3つ用意されていますが、プランによっては参加人数も引き上げられます。

Microsoft Teams・Google Meetに関しても、有料版と無料版では参加人数や時間に違いが出てくるため、イベントの規模や内容に合わせてツールを選ぶのが良いでしょう。

もちろん、人数や時間以外にも細かな違いは多数あります。配信ツールを選ぶときは、プランや内容などをしっかり確認するようにしてください。

イベント開催費用を把握して計画を立案しよう

今回はイベントを開催するにあたって、必要な費用について解説してきました。結論として、費用の相場は開催するイベントの規模や日数などによって大きく異なります。

また、イベントを開催する時はイベント費用削減のコツについても理解しておくことが必要です。会場費の削減やSNSの活用など、自社でできることに取り組めば、イベント費用をうまく抑えられる可能性があります

ただし、イベントをすべて自社で企画・運営するのには限界があります。そのため、自社で対応するのが難しい箇所に関しては、外部のイベント会社に依頼するのがおすすめです。

弊社アズムクリエイションでは、さまざまな規模・ジャンルのイベントを手掛けてきました。。イベント開催の費用や企画・運営について悩みをお持ちであれば、ぜひ一度ご相談ください。

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