イベントを企画するときは、イベント企画書の制作が必要になります。イベント企画書がなければそもそもイベントが開催できず、企画すら先に進みません。

イベント開催に必須のイベント企画書ではありますが、実際に制作するうえで書き方がわからない人も多いのではないでしょうか。

今回はイベント企画書の書き方の紹介とあわせて、作成時に押さえておきたいポイントや注意点を紹介しています。ぜひ参考にしてください。

イベント企画書とは？

イベント企画書は、主に以下2つの役割を担います。

• イベント内容をまとめてアイデアの実現につなげる
• 上司やクライアントに向けた提案資料

イベント企画書はビジネス提案の場で用いられることが多く、誰が見てもすぐに理解できるような作り・内容にするのが重要です。分かりにくいイベント企画書を作ると、それだけで提案が通りにくくなります。

まずは一目で企画の全体像が把握できるようにイベント企画書を作成しましょう。分かりやすさを求めるには、どのような層をターゲットにして、どの程度の集客が見込めるのかなどの情報が必要です。

また、協力企業を募る場合には、スポンサーにメリットを感じてもらわなければなりません。メリットを感じてもらうためにも、土台となるイベント企画書の作成は非常に重要となります。

イベント企画書に入れ込むべき内容

イベント企画書を作るときは、最低でも以下のような内容を入れ込む必要があります。

• イベント名
• イベント開催の目的
• イベントの参加対象やターゲット
• イベントの実施内容・コンテンツ
• 開催の目標
• 開催場所・日時
• イベント参加費用
• イベント参加人数
• イベント当日までの流れ
• イベント当日のスケジュール
• 必要になる備品
• スタッフ人数および役割
• イベント会場のレイアウト・図面
• イメージパース

イベントの企画書の情報が不足していると、提案時の説明がうまくいかなかったり、質問の数が増えたりします。粒度の高い企画書を作成して、イベントの成功につながるように心がけましょう。

イベント企画書の書き方

イベント企画書を書くときは、以下6つのポイントを意識して制作しましょう。

• 目的とゴールを明確にする
• ターゲット・ペルソナを絞り込む
• イベント後の効果測定方法を決める
• 予算を決めておく
• スケジュールを明確にする
• 担当者の配置や役割を明確にする

それぞれのポイントについて、詳しく解説していきます。

目的とゴールを明確にする

イベント企画書を書くときは、目的とゴールを明確にしておかなければなりません。目的とゴールが定まっていなければ、そもそもイベント開催の意味が見いだせなくなってしまうでしょう。

目的が定まることで、ターゲットやコンテンツの決定にも役立ちます。イベントの成功につなげるためには、必ず意識すべきポイントです。

また、ゴールはイベントの成功ではありません。あくまでも、イベント企画時に選定した目的が達成できているかが重要であることも理解して、イベント企画書を作成しましょう。

ターゲット・ペルソナを絞り込む

イベント目的とゴールが決まれば、ターゲットとペルソナは自然と絞り込めるはずです。ターゲットやペルソナによってイベントの宣伝方法や集客方法が変わるため、イベント内容と併せて必ず設定しておきましょう。

また、宣伝方法や集客方法だけでなく、開催すべき内容や開催の方法の整理にもつながります。より高い効果を得るなら、ターゲットとペルソナを絞り込むのは非常に重要です。

イベント後の効果測定方法を決める

イベントのゴールを設定するときは、イベント後の効果測定方法についても決定しておきましょう。イベントの開催には金銭的なコストはもちろん、時間や人員などのリソースも多く割かれます。そのため、多少の効果が出るだけでは意味がありません。

たとえば、イベントの効果を測る方法として、以下のような方法があげられます。

• 製品の売り上げ数
• 商品やサービスの認知度向上
• イベントの来場者数
• イベント来場者の満足度

あらかじめイベントの効果測定方法を決めておけば、イベント終了後の情報収集もスムーズになるでしょう。次回以降のイベント開催も企画しているなら、PDCAの回し方についても企画段階で選定しておくのがおすすめです。

予算を決めておく

イベントの開催には、当然多額の費用が必要になります。そのため、あらかじめイベント開催に使える予算を決めておきましょう。

予算を決めるときは、総額だけを決めても意味がありません。必要な予算内訳の記載が必要です。内訳を記載しておけば、本当にその金額が必要かの整理にも役立ちます。

また、上司やスポンサーなどからの承認を受けるためにも、予算を明確にしておく必要があります。最小限のコストでイベントのクオリティを高められるよう、予算の決定はしっかりとしておきましょう。

スケジュールを明確にする

イベント企画書を書くときは、スケジュールを明確にしておかなければなりません。当日のタイムスケジュールはもちろん、イベント準備に必要な制作スケジュールを記載しておくことで、何をすべきかが明確になります。

たとえば備品が必要な場合、搬入までの期間を逆算して用意しておかなければなりません。集客に関しても同様で、イベント開催までにどれだけの期間を集客に割くかを決める必要があります。

イベントはどれだけ入念な準備をしても、トラブルやイレギュラーがつきものです。万全なスケジュールを作るのはもちろんですが、トラブル発生時に焦らなくてもいいよう、余裕を持ったスケジュールを組むようにしましょう。

担当者の配置や役割を明確にする

イベントを開催するときは各所に担当者を配置し、それぞれの役割をこなす必要があります。そのため、担当者の配置や役割については、必ず明確にしておきましょう。

担当者の配置および役割が決まっていなければ、イベントのスムーズな進行につながりません。進行が滞ってしまうと、イベントの運営が止まってしまいます。

もし社内の人員だけでなく社外の人員を雇う場合は、その配置や役割についても記載しておきましょう。多くの人が関わるからこそ、明確になっていないことで重大なトラブルにつながります。

なお、関係者が多い場合には全体統括者や各部門のリーダーなどを決めておくのも、イベント運営をスムーズに進める有効な手段です。

イベント企画書制作のポイント

イベント企画書を制作するときは、以下3つのポイントが重要になります。

• 前倒しで動くようにする
• 要点を押さえた内容にする
• 客観的な資料を添付する

それぞれポイントについて、詳しくみていきましょう。

前倒しで動くようにする

イベント企画書を制作しても、初稿で完結するケースはほとんどありません。基本的には修正が複数回にわたって発生し、その過程を踏んでより良いものとなっていきます。

修正が発生することを考えると、企画書の制作は前倒しで動くことが必要です。前倒して企画書を提出・確認していけば、関係各所の詳細な確認も実施でき、企画書自体のブラッシュアップが可能になります。

企画書のチェックがしっかりしていないと、イベント自体が失敗する可能性も高いです。損失を防ぎつつ、より高い効果を得るためにも、スピード感を持って動くことを意識しましょう。

要点を押さえた内容にする

イベント企画書を作成するときは、要点を押さえた内容にすることを意識しましょう。要点が押さえられていなければ、企画書の内容が伝わりにくいものとなってしまいます。

関係者は企画書をもとにイベントの実施を判断します。また、イベントの企画書をベースに台本やマニュアルを作成するため、要点を押さえるのは重要なポイントといえるでしょう。

イレギュラーやトラブルが多発すると、イベントそのものが失敗に終わります。また、イベントが失敗に終わってしまうと、次回以降の開催が難しくなるのも大きなデメリットです。

要点を押さえて企画書を書くときは、専門用語や略語などの多用は控えましょう。特に業界用語や業界の常識を企画書に入れ込むと、企画書自体がその役割を果たしません。

逆にいうと、誰が見てもすぐに理解できる内容にしておけば、イベントの運営がスムーズに進むということです。

客観的な資料を添付する

イベント企画書は、社内承認やスポンサー企業からの協賛金を得るために用いられることが多いです。承認や協賛金を得るためには、イベント開催の目的やメリットを各所に理解してもらわなければなりません。

とはいえ、メリットを感じてもらうのは難しいポイントです。主観的な意見や考えを述べてもなかなか理解を示してもらえないため、客観的な資料を添付するのは効果があります。

具体的にはスケジュール表や収支表などを添付するのがおすすめです。現実的なスケジュールや収支表を提示すれば、関係者が納得する可能性は十分に高められるでしょう。

イベント企画書は何で作るのがいい？

イベント企画書は以下の3つのツールで制作されることが多いです。

• PowerPoint
• Keynote
• Google スライド

上記はイベント企画書の主流として使われているツールであり、実際にはワードやエクセルなどを使って制作しても問題ありません。

自社で主に使っていたり共有しやすかったりするツールを利用して、スムーズなイベント企画書の制作につなげましょう。

イベント企画書制作のポイントを押さえてイベントの成功を目指そう

今回はイベント企画書の書き方や制作に必要なポイントについて解説しました。

イベントを成功させるためには企画書の制作が必須です。企画書のないイベントは実施目的や開催概要が不明瞭になり、運営に支障をきたす可能性が高まります。

まずはイベント企画書制作のポイントを押さえて、高クオリティなイベント制作を目指しましょう。企画書がしっかりしているイベントは、成功の可能性も高いです。

本記事で紹介した内容を、ぜひ自社で開催するイベント企画の参考としてください。