カンファレンスを開催するとき、進行方法を理解することは非常に重要なポイントです。実際にカンファレンスを開催するにあたって、どのように進めればよいかわからない人もいるのではないでしょうか。

この記事ではカンファレンスを進める上で覚えておきたいポイントや、司会進行のコツを解説しています。その他必要になる役割も紹介していますので、ぜひ参考にしてください。

カンファレンスとはそもそもどのようなもの？

カンファレンスは、「会議」や「協議」といった意味を持つ言葉です。ビジネスの場においては数十人から数百人単位の参加者を募って開催される、比較的規模の大きい会議イベントを指します。

似た言葉に「ミーティング」がありますが、カンファレンスとの主な違いは開催規模です。カンファレンスは上記でも示したように数十人から数百人、時には数千人単位で開催されることを指し、ミーティングは数人から十数人で実施される小規模な会議であると考えておきましょう。

目的別・カンファレンスの種類

カンファレンスは大きく分けると以下の3つに分類されます。

• ビジネス分野におけるカンファレンス
• 医療分野におけるカンファレンス
• スポーツ分野におけるカンファレンス

ビジネス分野におけるカンファレンスは、主に経営面や営業面など、特定の内容について実施される会議を指すことが多いです。また、打ち合わせや情報共有の場として開催されるというよりも公式な会議であるケースが多いといえるでしょう。

医療分野においてはカンファレンスの単語が頻繁に利用され、会議や打ち合わせを指す言葉とされています。カンファレンスの種類もさまざまで、代表的な内容は以下の通りです。

• ストラテジーカンファレンス：学会や医療機関、病院等の経営に関する会議
• ケアカンファレンス：患者の治療・ケアのために医師や看護師、患者とその家族が集まり情報共有や共通理解を得る場
• チームカンファレンス：患者に携わるスタッフが1つのチームを作り、治療の方向性を話し合う場

スポーツ分野におけるカンファレンスは、いくつかのチームで構成されるリーグのことを意味します。代表例としてあげられるのは、アメリカ合衆国のカレッジスポーツです。

上記のように、同じ「カンファレンス」の単語であっても、それぞれ異なる意味を持つことは理解しておきましょう。

カンファレンスの司会進行が担う役割

カンファレンスの司会進行は主に、参加者の意見を汲み取ったり、テーマに沿った意見交換になっているかどうかを確認するのが主な役割です。

• 参加者の意見をしっかり聞く
• 意見交換がテーマに沿っているか精査する
• 進行速度を合わせる
• 時間の管理を徹底する

上記4つのポイントに加えて、アイスブレイクや休憩をうまく差し込めば、カンファレンスはより良いものとなります。それぞれのポイントについて、詳しくみていきましょう。

参加者の意見をしっかり聞く

カンファレンスの司会を担当するときは、参加者の意見をしっかり聞くように心がけましょう。参加者の意見を聞けているかどうかはカンファレンスの雰囲気づくりに影響し、司会者にしかできない役割です。

また、参加者の発言を引き出すようにするのも効果的な手法となります。とはいえ、あいまいな質問をするのではカンファレンスの進行が滞ってしまうため、参加者が何を発言すれば良いかわかる質問の仕方を心がけましょう。

意見交換がテーマに沿っているか精査する

カンファレンスを進めていく場合、意見交換がテーマに沿っているかを精査するのも司会進行の役割です。せっかくカンファレンスを開催しても、テーマに沿っていなければ意味がなくなってしまいます。

たとえば、テーマとは異なる意見や発言をした人がいる場合や話が脱線してしまっている場合は、話をまとめて修正する力が必要です。

意見交換を徐々に結論に持っていけるよう、参加者の意見や発言内容は聞き逃さないようにしましょう。

進行速度を合わせる

カンファレンスを進めていくときは、進行速度を合わせるのも徹底すべきポイントです。進行速度が極端に早かったり遅かったりすると、十分な意見交換ができません。

ファシリテーターを別においている場合は、司会進行とファシリテーターがしっかり連携してカンファレンスを進めましょう。もし司会進行がファシリテーターを兼任する場合は、アイスブレイクや休憩のタイミングをしっかりと見極める必要があります。

時間の管理を徹底する

司会進行をする上で、時間の管理は徹底する必要があります。特に徹底したいポイントは、「定時開始・定時終了」です。

たとえば、一人が遅れているからといって開始時刻を遅らせてしまえば、その後の進行もだらだらしたものになってしまいます。また、終了時刻を無視してしまうようであれば、結果として締まりのないカンファレンスとなってしまうでしょう。

時間内で意見交換するからこそ、カンファレンスは意味のあるものとなります。より良い意見交換ができるよう、司会進行時の時間管理は必ず徹底してください。

カンファレンスでうまく司会進行を務めるコツ

カンファレンスでうまく司会進行を務めるコツとして、以下の2つを紹介します。

• カンファレンスの台本を用意しておく
• 参加者に必要な情報をアナウンスする

司会の進行がうまいかどうかで、カンファレンスの完成度は大きく変わります。それぞれのポイントについて、詳しくみていきましょう。

カンファレンスの台本を用意しておく

カンファレンスの司会進行を担当するときは、必ず司会進行用の台本を用意しておきましょう。カンファレンスの規模が大きくなればなるほど、思うように進めないケースは多いです。

台本を用意しておけば、議論を結論に導くのに役立ちます。台本には進行がうまくいった場合とそうでない場合のシナリオをまとめておきましょう。

また、台本があれば司会者の心を安定させるのにも役立ちます。万が一台本を使う場面がなくとも、何かあった時に確認できるものがあることで心の余裕が生まれるのは、台本を作るからこそのメリットです。

参加者に必要な情報をアナウンスする

司会進行を進めるときは、参加者に必要な情報をしっかりとアナウンスしましょう。参加者に伝えておくべき情報として、以下のようなものがあげられます。

• 会場の使用方法や注意点
• お手洗いや休憩所の場所
• 携帯電話使用上の注意
• 休憩時間のタイミング
• 新型コロナウイルス感染症対策について

あらかじめ司会進行からアナウンスをしておけば、いざというときに参加者が混乱しません。スムーズにカンファレンスを進めるためにも、実行してみましょう。

カンファレンスの具体的な進め方について

カンファレンス進行の具体的な手順は、大きく以下の3つに分かれます。

• 導入
• 展開
• まとめ

それぞれのどのようなことが重要になるかを、詳しくみていきましょう。

導入

カンファレンスの導入部分では、まず自分が司会を務めることを参加者に伝えます。そのうえでカンファレンスのテーマや予定時間、タイムスケジュールを伝えましょう。

なお、テーマについてはただ内容を伝えるだけでは意味がありません。テーマの選定理由をあらかじめ伝えておくことで、参加者の意識を高めたり、何を話すべき場なのかの意識統一が図れます。

展開

導入が済んだら、議題提案者および各メンバーからの発表をしてもらいます。発表してもらった内容をもとに、参加者の意見交換を促しましょう。参加者の意見交換が進んでいく中で、意見を途中でまとめたり、司会者としての意見を発表するのも効果的です。

また、カンファレンスではテーマや議題が逸れてしまうケースも珍しくありません。もしあまりにも意見が逸れているようであれば、2択～3択の選択肢を用意したうえで意見交換を進めるのもおすすめです。

まとめ

展開の部分である程度意見を収集できたら、司会進行の立場としてまとめの段階に移ります。出てきた意見をまとめたり、得た内容を擦り合わせたりしながら結論に近づいていきましょう。

最後は締めの挨拶をして、カンファレンスを終了とします。

カンファレンス開催に必要な司会以外の役割

カンファレンスを開催するときは、司会進行以外にもさまざまな役割が必要になります。ここではカンファレンス開催時に必要な代表的な役割として、以下の6つを見ていきましょう。

• 運営ディレクター
• 運営アシスタントディレクター
• 舞台監督
• 進行ディレクター
• 進行アシスタントディレクター
• 進行スタッフ・運営スタッフ

それぞれがどのような役割を担うのか、詳しく解説していきます。

運営ディレクター

運営ディレクターは、受付や誘導に対して適切な指示を出す役割を担います。運営部門の統括として動くことが多く、責任者の立場ともいえるでしょう。

参加者の流れを止めないように、スムーズな受付や会場への誘導をすることが求められます。

運営アシスタントディレクター

運営アシスタントディレクターは、運営スタッフと運営ディレクターの中間の立場を担います。基本的には運営スタッフに対して、動きや業務の指示出しが必要です。

また、休憩の管理に関しても運営アシスタントディレクターの仕事となります。スタッフへの負担がかかりすぎないよう、自分が受付や誘導を担うことも多いです。

舞台監督

演出プランを実行するにあたり、音響・照明・特殊効果・舞台美術などの設営・転換・登壇者管理など舞台上の管理を担当します。

事前の作業としては、設営～本番〜撤去スケジュールの制作や各チームとの調整を行います。本番日には機材等の搬入搬出の段取り、本番のはじめから終わりまで、舞台上の機材や出演者の管理を実施するのが主な役割です。

進行ディレクター

進行ディレクターは、主に以下4つの仕事を担うポジションです。

• 必要な備品を手配、管理する
• 出演者へのキッカケ出し、ステージ転換
• タイムキープ等
• ステージ進行の管理業務

ステージ進行の管理については、舞台監督の補助として実施するのも役割の一つとなります。

進行アシスタントディレクター

進行アシスタントディレクターは、進行ディレクターの補助を担うポジションとなります。舞台監督の指示を受けたうえで、司会者や出演者への指示出しをすることも多いです。

万が一終了時間が押した場合には、スタッフや参加者など、全員に対して対応することも求められます。

進行スタッフ・運営スタッフ

進行スタッフは、進行ディレクターおよび進行アシスタントディレクター双方の業務補助を実施するポジションです。

進行ディレクターが必要とする備品の準備・配置や、進行アシスタントディレクターの代わりに出演者の誘導を実施します。

運営スタッフについては、イベントの運営に必要なさまざまな役割を担うポジションです。イベント参加者の誘導や受付、問い合わせ対応などが代表的なものとしてあげられます。

カンファレンス進行のポイントを押さえて成功に繋げよう

今回はカンファレンス開催時の進行方法について解説しました。

カンファレンスを実施するときは、司会進行の役割が非常に重要です。司会進行がしっかりと準備できているか、役割をこなせているかがカンファレンスの成功につながるといえます。

また、司会進行のほかにも関係者がそれぞれの役割をこなすことが重要です。進行や運営に携わるのであれば、スムーズにカンファレンスを進められるよう、自分の役割をしっかりと確認しましょう。

この記事で紹介した内容を、カンファレンス開催時の進め方の参考にしてみてください。