企業の節目となる年に行う周年記念イベントは、企業イベントの中でも重要度が高いものです。

頻繁に開催されるわけではないため、何をどう進めればよいのか分からない、そもそも意味や目的を知らないといった方もいるのではないでしょうか。

本記事では周年記念イベントの意味や目的、開催すべきタイミングや進め方について解説しています。気になる方はチェックしてみてくださいね。

周年記念イベント・周年事業とは？

周年記念イベントとは、企業にとって節目になる年を祝う目的で開催されるイベントです。

創業50周年、製品の販売5周年、ブランドの立ち上げ10周年といったように、創業や代表的なブランド、製品などの開始から切りの良い節目の年に、社内外の関係者を招いて様々な規模、内容にて行われます。

周年記念イベント開催の目的

周年記念イベントは今までお世話になった方々に対して感謝の気持ちを伝えつつ自社のプロモーションとしての役割を担うこともあります。

今後の目標や方向性を示すことで、従来以上に自社への理解や信頼、愛着を深めてもらったり、良い関係を継続してもらうことも目的としています。

社員やその家族のみならず、パートナー企業や株主といったように、まさに自社と一心同体で日々活動している関係者を招いて開催されます。そのようなステークホルダーに対するイベントを開催する際は、第一に感謝の気持ちを伝えることが大事といえるでしょう。

さらに、自社の企業理念や歩んできた歴史、そしてこれからの目標や方向性といった戦略についての認識を共有することも多いです。認識を共有することで、共通の目的に対して一致団結して取り組め、最大限の効果が期待できます。

また、イベントの開催により生まれた社員間の交流は、自社の一体感醸成やモチベーションを向上させる効果も見込めます。

顧客、または将来的に顧客となる可能性のある人達を対象にイベントが行われる場合もあります。企業が継続的に発展するためには、顧客の存在は絶対的に必要です。普段からお世話になっていることに対する感謝の気持ちを伝えつつ、自社をより知ってもらうことで今後も良好な付き合いを継続していく効果が望めます。

顧客に対して行う場合、今後の取り組みをアピールしたり、イベントと合わせてキャンペーンを実施したり、限定商品を販売したりする場合があり、企業にとってはプロモーションの一つといえる意味合いもあるでしょう。

周年記念イベントは一般的にいつやる？

周年記念イベントの開催時期は、いつ行うかは各社様それぞれです。いつ開催しなければならないというような決まりはありませんので、基本的には自社の考えや招く人の都合などを考慮し、ベストなタイミングで開催していただくのがよいでしょう。

なお、一般的には10年を節目とする場合が多いです。他にも5年ごと、25年ごとといったように、その頻度は様々です。

周年記念イベントの進め方とコツ

周年記念イベントは特定の組織が通常業務として行わないため、なんとなくで進めると成功することは難しいです。

求める結果を得るためには、進め方をきちんと考え、体制を整えるとともに、色々なポイントを抑えておく必要があります。具体的にみていきましょう。

規模に応じて時間を確保する

ひとえに周年記念イベントといっても、規模によって内容や準備にかかる手間も大きく異なります。とはいえ、周年イベントは急に機会が来るわけではなく、前もってタイミングは分かります。

基本的には規模が大きくなればなるほど費用も大きくなっていくことが多いので、余裕をもってスケジューリングし、予算にも早めに落とし込んでおきましょう。必要に応じて数年前からイベント会社に相談するなどしておくとよいです。

チーム編成、外部へのパートナー依頼、会場確保なども早めに準備しておきましょう。

周年に向け、ホームページのリニューアル、会社のロゴの変更といったようにイベント以外にも変更点が生じることもあります。イベントはあくまでも周年にまつわる一つの項目ですので、全体を意識しつつ、イベントの準備も進める必要があります。

目的を明確にする

イベントを開催する上で、目的を明確にすることは重要です。周年記念イベントを行うことでどのような効果を望むのか、コンセプトは何かといった点をきちんと決めておく必要があります。

目的を明確にしないと、具体的に企画を詰めていく際に軸が無く、迷走する要因となることもあるでしょう。

目的を明確化するにあたっては、「社員の意識や行動を■■に変化させる」など、目的を達成したか判断できる状態になるまで具体化することをおすすめします。

体制を構築する

周年記念イベントは毎年のものではありませんので、基本的にはイベント開催が決定した後に、チームを立ち上げるなどの体制を構築する必要があります。その際に、例えば製品の発売5周年と、企業自体の創業100周年では、関係者や規模が大きく異なるものです。

基本的には、イベントの規模が大きいほど準備も手間がかかりますので、適切な体制を構築しましょう。

コンセプトを決め企画を立案する

具体的に準備を進める前に大事なことは、コンセプトを決め企画を立案することです。コンセプトを決めることで、イベントの方向性が定まり、また準備の途中でもブレることなく進めることができます。

「これまでの歴史」「現状の状態」「今後どうなりたいか」という過去・現在・未来を言語化し、整理しましょう。その上で、イベントで何を表現したいのか、一番伝えたいことはなんなのかといった点などを考慮し、コンセプトを定めていくことがポイントです。

社内外に告知しイベントを実行する

イベントの目的や体制、コンセプトなどが固まってきたら、社内外に告知しましょう。特に社内については、イベントのコンセプトを浸透させておくことで、社員一人一人にとって「自分ごと化」でき、協力が得やすくなったり、目的を達成しやすくなったりします。

また、イベント自体は規模にもよりますが、具体的な企画や内容のアイデアを半年程度前から検討を始める必要があります。そして、イベントを実施するにはリソースを確保することは必須です。予算はもちろん、準備を担う人員を早めに選出しなければなりません。

イベントを告知し、社員の意識を向けることで、予算や人材といったリソースも集めやすくなるでしょう。

予算や人員を確保する

周年記念イベントを開催するには、事前に予算や人員を確保する必要があります。予算については中身によって大きく変動しますので、イベントのコンセプトや招待する人数、具体的な催し物といった概要が決まった段階で、社内の予算確保方法に則って申請しましょう。

また多くの場合、周年記念イベントは通常のルーチン業務ではないため、準備する組織やチームを発足し、対応する人員を確保する必要があります。他部門を巻き込み、一丸となってイベント成功に向けて進んでいきましょう。

スケジュールを作成する

スケジュール作成も重要です。周年はいつくるかが明確ですので、イベント開催日がおおよそ決まった段階で大まかなスケジュールを作成し、方針や暫定的な予算、体制などを決めましょう。

その後、細かいイベントコンセプトや各種企画、実行委員などを決め、具体的に動いていきます。スケジュールを立てる際には、具体的に「誰が」「いつまでに」「何をする」を明確にし、抜け漏れがないようにしましょう。

周年イベントの目的を明確にし成功に導こう

周年記念イベントは、社内外に対して無事に節目を迎えることができた感謝を伝え、今後の方向性などのメッセージを示す、企業にとって大切なものです。しっかりとした準備をすることは、イベントの目的を達成するためには必須といえるでしょう。

アズムクリエイションは多くのお客様から周年記念イベントのご相談をいただき、各々の皆様の希望に沿いつつ質の高いクリエイティヴを提供してきました。タイムマシーンをモチーフにし、過去の歩み、現在、未来を見せる、3部構成のイベントを実施することもあります。

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