社内イベントを企画するときは、企画方法や流れについて理解しておく必要があります。

しかし、実際にどのように進行すればいいかわからない人も多いのではないでしょうか。

そんな人のため、この記事では社内イベントの企画方法や流れについて紹介しています。開催目的ごとのおすすめ企画例も取り上げていますので、ぜひ参考にしてください。

社内イベントの企画方法や流れについて

まずは社内イベントの企画時に重要なポイントとして、以下の4つを紹介します。

• 開催の目的を整理する
• イベント運営メンバーを選定する
• 社内イベントの企画書を作る
• 社内でイベントを告知する

開催の目的を整理する

社内イベントの開催時は、何を目的として開催するかを整理しましょう。開催の目的が整理できれば、どのようなイベント内容にすべきかが自然と見えてきます。

一般的に、社内イベントは以下のような目的で開催されることが多いです。

• 社内コミュニケーションの充実
• 業務に対するモチベーションアップ
• 会社の方針を共有する

開催目的は、企業として課題に感じていることを解消する企画にすることをおすすめします。

たとえば、コミュニケーション不足を課題と感じているのであれば懇親会、部署間交流が少ないと感じるのであれば運動会など、課題ごとに適したイベントを選ぶのが大切です。

また、社内イベントの開催をゴールとしてはいけません。あくまでも課題解決の手段であることを理解したうえで、企画立案や運営に携わりましょう。

イベント運営メンバーを選定する

社内イベントの開催目的が決まったら、イベント運営に携わるメンバーを選定します。イベントの規模によっても人数は変わりますが、あまりにも人数が多すぎるとうまく企画・運営が回りません。

また、イベント運営メンバーを選定するときは、特定の部署から人を集めないようにしましょう。

営業や総務、人事など、各部署から可能な限り運営メンバーを集め、さまざまな視点から意見を集めることで、より良いイベントを企画できます。さらに年齢や性別、入社歴なども幅広く集めれば、社員全員が楽しめるイベントを作り出せるでしょう。

社内イベントの企画書を作る

社内イベントを企画したら、イベントの概要がわかる企画書を作成しましょう。企画書を用意しておけば、後から見たときにも何をすればいいかすぐにわかります。

企画書を作成するときは、以下のような内容を入れ込んでおくのがおすすめです。

• 社内イベントの内容
• 開催日および開催日までのスケジュール
• 当日の段取り
• 開催場所
• 必要な備品のリスト
• 社員への案内方法や告知方法

企画書の作成段階で概要が決まっていなかったとしても、後から書き込める場所を作っておけば管理しやすくなります。

会場や備品など、必要なものを手配する

企画内容が決まれば、必要な備品や会場の手配に進みます。このとき、会場は優先的に確保しましょう。時期によってはなかなか予約が取れず、運営準備が進まない可能性があります。

また、備品に関しても会場確保後に用意し始めるのがおすすめです。会場によっては備品をレンタルしている場合があり、レンタルを使えば余計な出費を抑えられます。

なお、会場を予約するときは、当日の利用時間も余裕をもって確保するようにしましょう。運営の準備や片付け、参加者の入退場には思ったよりも時間がかかります。

ギリギリの時間で確保してしまうと、進行がスムーズにいかないだけでなく、施設や次の利用者へ迷惑がかかってしまいます。

社内でイベントを告知する

企画内容やイベント実施日、会場などが決まったら社員に向けてイベントの告知を実施します。社内イントラやメール、掲示板などを活用して周知しましょう。

イベントの告知は、可能な限りさまざまな方法で実施するのがおすすめです。一つの方法でしか告知しないと、見逃してしまう社員が増える可能性があります。

また、複数回に分けて告知することで、社員の目に触れる機会が多くなり、より多くの参加者が募れるでしょう。

社内イベントにおすすめの企画例

社内イベントは、目的に応じた企画内容で開催するのが重要です。

ここでは以下の4つの目的を例に、おすすめの企画内容を紹介していきます。

• 社員間の交流を促進する企画例
• 社員のモチベーションアップを促進する企画例
• 社員の経営理念の理解を深める企画例
• オンラインでも開催できる企画例

社員間の交流を促進する企画例

社員の交流を促進するためには、チームを組んで楽しめるゲームやスポーツなどがおすすめです。また、季節に合わせたイベントも自然な会話を促すのに向いているといえるでしょう。

• 運動会
• 日帰り旅行
• バスツアー
• バーベキュー
• ハロウィンやクリスマスパーティー

社員間の交流を目的とする場合、社員一人一人が多くの交流を持てるようなイベントとするのがおすすめです。普段あまりかかわらない部署間の交流が生まれれば、その後の業務にも良い影響を与えられるかもしれません。

社員のモチベーションアップを促進する企画例

社員のモチベーションアップを目指す場合は、日常業務を振り返るようなイベント内容とするのがおすすめです。普段の業務を振り返ることで、普段とは違う視点からの見直しにつながり、モチベーションアップとあわせて新たなアイデアが生まれる可能性があります。

• 表彰式
• 社員総会
• プレゼン大会
• セミナー
• 研修

社員総会や社内コンペは、普段関わりのない人から新鮮なアイデアを取り入れる良い場です。また、他部署がどのような仕事をどのように進めているかを知る場にもなります。

セミナーや研修は社員の業務円滑化につながり、より良い仕事環境を生み出すのに役立つでしょう。なお、自社でセミナーや研修を実施するのが難しい場合は、外部の専門業者を入れて実施するのもおすすめです。

社員が経営理念の理解を深める企画例

企業が組織として機能するためには、社員一人ひとりが経営理念を理解している必要があります。そのため、経営理念を深めるためのイベントは定期的に開催すべきです。

• 周年記念イベント
• 社員総会

時間が許すのであれば、経営理念を深めるためのイベントは年一回開催しましょう。毎年開催することで、既存社員はもちろん、新入社員にも経営理念を浸透させられます。

特に周年記念イベントは、他のイベントと同時に開催できるため、非常に企画しやすいイベント例です。

オンラインでも開催できる企画例

社員全員を同じ場所に集めるのが難しい場合、オンラインで社内イベントを企画するのも一つの手段です。イベント内容によってはオンライン開催が適している場合もあり、今後ますます需要は高まっていくでしょう。

• 入社式
• 新年会・忘年会
• オンライン飲み会
• 部署をまたいだ企画会議

注意したいのは、オフラインが適している企画を無理やりオンラインにする必要がない点です。上記に挙げた中でも、入社式や新年会、忘年会はオフラインでも開催できます。

北海道や東京、大阪などの各地方に支店がある場合はオンラインが適しています。しかし、オフィスが一つしかないのであれば、オフラインで開催したほうが良いことも考慮したうえで企画を進めましょう。

社内イベントで得られる効果やメリット

社内イベントを開催することで、さまざまな効果やメリットが期待できます。

• 従業員の離職と採用難を解決できる
• コミュニケーションの活性化により生産性が上がる
• 社内のチームワークが高まり事業の成長につながる

従業員の離職と採用難を解決できる

社内イベントを実施すると、従業員の離職や採用難といった問題解決につながります。

既存社員の離職を防ぐには、従業員としての居心地いい環境が必要です。社内イベントを開催すれば、上司や部下との交流はもちろん、他部署との横の関係が構築でき、より働きやすい環境が生み出せるでしょう。

働きやすい環境の構築は、離職率の低下に関わる重要なポイントです。

また、社内イベントについてのレポートや実施報告を企業のページや採用ページに掲載しておけば、求職者に対しても「風通しの良い社風」をアピールできます。

働きやすさを求職者に伝えられれば、採用に関する悩みも十分解決が期待できるでしょう。

コミュニケーションの活性化により生産性が上がる

社内イベントを開催すれば、社員間のコミュニケーションの活性化が期待できます。コミュニケーションが活性化すれば従業員同士の連携が高まり、結果として生産性の向上が期待できるでしょう。

同じ企業に属していても、他部署との交流はそこまで多くありません。社内イベントを通じることで新たな交流が生まれ、イベント後の円滑な業務が期待できます。

組織全体の活性化が期待できるのは、社内イベントならではのメリットといえるでしょう。

社内のチームワークが高まり事業の成長につながる

社内イベントの開催により、社内のチームワークを高められます。社内のチームワークが高まれば堅固な組織となり、事業の成長が期待できるのです。

また、社内イベントを通じて通じて、普段ほとんど関わりのない経営層や上層部と交流を深めるいい機会にもなります。特に一般社員や新入社員は直属の上司や同期以外とのやりとりが少なくなりがちです。

直接上層部とやりとりすることで、会社の経営理念やビジョンについての理解が深まる効果も生まれるでしょう。

社内イベントを成功させるためのポイント

社内イベントの成功には、以下5つのポイントを押さえておく必要があります。

• 会場の下見は必ず行う
• 告知方法を工夫する
• 休日を返上させない
• マニュアルやプログラムは必ず作成する
• 社員が興味を持つイベントを企画する

会場の下見は必ず行う

社内ではなく、イベント会場やホテルなどを借りてイベントを実施する場合は、必ず会場の下見を行いましょう。下見をせずに予約すると、会場が狭かったり想定している使い方ができなかったりします。

また、会場の下見は複数の施設に足を運びましょう。複数の会場を比較することで、より目的に合った場所でイベントを開催できます。

なお、会場下見の際は、最寄駅からのアクセスについても確認しておきましょう。アクセス方法を参加者に伝えておくことで、当日の遅刻やスケジュール遅延を防げます。

告知方法を工夫する

せっかく社内イベントを企画するのであれば、より多くの従業員に参加してもらうのが理想です。参加率を高めるためには、イベントの告知方法を工夫しましょう。

たとえば、イベントの告知に使えるツールはさまざまです。社内イントラや掲示板、メールなどを活用すれば、より多くの人の目に触れる可能性が高まります。

また、告知を一度で終わらせずに複数回実施すれば、告知を見逃してしまう社員の数を圧倒的に減らせるでしょう。

休日を返上させない

社内イベント開催時は、社員の休日を返上させてはいけません。業務の一環として開催し、社員の不満が生まれないようにしましょう。

業務の兼ね合いでどうしても休日を利用しなければならない場合は、振替休日の提供を検討する必要があります。

振替休日が難しい場合にも、会社に拘束される対価を社員に提供することで、不満が生まれにくい環境を構築できるでしょう。

マニュアルやプログラムは必ず作成する

社内イベントを運営するときは、運営マニュアルや進行台本の作成が必須です。社内イベント当日、どれだけ準備をしていてもトラブルが起きる可能性は十分に考えられます。

不測の事態が起きたときにもイベントの進行が妨げられないよう、誰が見ても一目で理解できるマニュアルやプログラムの用意は非常に大切です。

当日のスケジュールや人員配置、連絡先や備品の場所といった内容を記載しておき、万が一トラブルが起きたときでも迅速に対応できるようにしておきましょう。

社員が興味を持つイベントを企画する

社内イベントを企画するときは、参加する社員全員が興味を持つようなイベントとする必要があります。運営や運営と仲がいい人だけ楽しめるようなイベントとしてしまうと、該当社員以外は不満を抱いてしまうでしょう。

どうしてもイベントの企画が絞り込めないのであれば、社員に向けてアンケートを出すのも一つの手段です。どんなイベントをやりたいか意見を募ることで、さまざまな企画案につながるでしょう。

なお、アンケートで集めた意見は、次回以降のイベント案としても活用できます。

社内イベントの企画が難しいならイベント会社に頼むのもおすすめ

社内イベントを企画するうえで、人員や時間の確保が難しい場合や企画がうまくいかない場合は、イベント会社に依頼するのもおすすめです。

イベント会社に社内イベントの企画を依頼するメリットとして、以下のようなものがあげられます。

• 会場や備品の手配を一任できる
• 当日の運営を一任できる
• プロならではの演出や企画が期待できる
• 運営時のトラブルやリスクが軽減できる

イベントの企画や運営は、想像しているよりも時間や労力がかかります。すべてがスムーズに行けば良いですが、なかなか思ったようには進みません。

イベント会社によっては、一部のみ作業を依頼することもできますので、本当に社内の人員だけでイベントを実施できるかを吟味したうえで、イベント会社への依頼も検討しましょう。

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社内イベントでよくある疑問について

社内イベントを企画するにあたって、以下の疑問を抱いている人は非常に多いです。

• 社内イベントはいらないと考えられている？
• 社内イベントの参加率を上げるには？

2つの疑問について、詳しくみていきましょう。

社内イベントはいらないと考えられている？

結論として、以下のような場合は社内イベントが不要と考えられています。

• イベントの参加に社員が費用を負担する場合
• イベントへの参加を強制させられる場合

社内イベントとする以上、費用面は会社側が負担すべきです。社員に費用を負担させてまで実施するのであれば、そもそもイベントを企画しないほうが良いでしょう。

イベント参加に関しては、必ずしも強制が悪いわけではありません。周年記念イベントや社員総会など、業務の一環として開催する社内イベントであれば、強制参加を募っても問題ないでしょう。

ですが、休日を返上した社内イベントの場合には、任意参加の形式が無難です。社員の不満を生み出さないためにも、注意してイベントを企画しましょう。

社内イベントの参加率を上げるには？

社内イベントを企画しても、参加者が集まらなければ開催の意味がありません。イベントの参加率を上げるためには、イベントの開催時期や開催方法を考えましょう。

特に避けたいのは、繁忙期に該当する時期です。繁忙期にイベントを開催しても、参加者は集まりません。場合によっては、イベントの企画しなおしが必要になります。

また、休日開催する場合は、会社よりも家族や友人関係を優先する人も多いです。そのため、平日や勤務時間内の開催と比較して、参加率は著しく低下するでしょう。

開催方法に関しても、オフラインよりオンラインの方が参加率が高まる傾向にあります。オフラインイベントの必要性がないなら、オンラインでの開催も視野に入れましょう。

社内イベントをうまく企画して成功させよう

今回は社内イベントの企画について、企画方法や流れ、おすすめの企画例などを紹介してきました。

結論として、社内イベントの企画時は「参加者第一」で企画するのが大切です。企画内容はもちろん、イベントの開催時期や開催方法は必ず参加者が楽しめるように整理しましょう。

また、開催目的に合った企画を用意するのも大切です。たとえば、社員間のコミュニケーションを促したいにもかかわらず、セミナーや研修を実施しても、企業としての課題解決にはつながりません。

この記事で紹介した内容をもとに、ぜひ目的に合った社内イベントの企画に取り組んでみてください。